Estar em dia com as metodologias de gestão é muito importante para manter a alta performance do seu negócio. E essas estratégias não dizem respeito apenas à resolução de algum problema específico ou à formulação de objetivos para as empresas, mas também ao modo como as responsabilidades dos colaboradores são distribuídas. Esse é o princípio da matriz RACI, ferramenta essencial para gerenciar as atividades diárias da organização. Para entender mais sobre seu funcionamento e como aplicá-la, continue a leitura! 

O que é a Matriz RACI?

A Matriz RACI é uma ferramenta que tem como objetivo auxiliar a visualização de tarefas para a execução de um projeto, de forma a clarificar as atribuições da equipe e otimizar cada etapa até a sua conclusão.

Ela pode ser utilizada por empresas de diversos segmentos, principalmente por conter um componente visual, já que mostra as responsabilidades atribuídas por meio de um sistema gráfico. 

Assim, ela permite que a equipe do projeto e os demais envolvidos saibam quem é responsável por cada atividade e o que cada um deve fazer, de forma  fácil e objetiva. 

Quais são os papéis da Matriz RACI?

Para que a rotina de atividades de uma empresa seja realizada da melhor forma possível, a Matriz RACI estabelece quatro principais papéis que devem ser desempenhados. Conheça cada um deles a seguir: 

Responsible (Responsável)

A letra R diz respeito ao Responsável, profissional com o conhecimento exigido para realizar uma tarefa e por isso possui a responsabilidade sobre ela. 

Ele deve entregar as demandas que recebeu com ou sem assistência de outros membros da equipe. Nesse caso, é importante ressaltar que o responsável é o principal executor da demanda, enquanto os demais cuidam de aspectos menores no processo.

Quando a tarefa é finalizada, ela deve ser encaminhada para um Aprovador.

Accountable (Aprovador) 

Como já adiantamos, o Aprovador é a pessoa que recebe a demanda finalizada pelo Responsável. 

Ele precisa avaliar se o resultado está satisfatório e autorizar a equipe a seguir com o projeto. Por isso, geralmente essa pessoa é coordenadora, gerente ou diretora de departamento. 

É importante que cada projeto tenha apenas um aprovador, mas isso não impede que ele tenha outros papéis em outras atividades. 

Consulted (Consultado)

O Consultado é um especialista que domina a área da tarefa definida e pode dar todo o suporte necessário ao Responsável para que a tarefa seja executada da melhor forma possível. 

Ainda que o Responsável seja a pessoa mais apta para realizar uma tarefa, é comum precisar de orientações específicas ou auxílios com questões pontuais da área de conhecimento de um expert.

Informed (Informado)

Essa função é para pessoas que, mesmo sem ter participação direta na rotina ou projeto, precisam ser informadas sobre seu progresso. Essa comunicação pode ser feita de várias formas, até mesmo por meio de mensagens automáticas.

Às vezes, colegas de outros departamentos podem cumprir essa função de forma satisfatória. Também é possível que clientes e outros interessados também o façam.

Qual o foco da Matriz RACI?

A Matriz RACI visa comunicar e oficializar o papel dos indivíduos em um projeto ou rotina. Ela evita problemas de comunicação, pois mostra quem é responsável, aprovador, consultado e informado de cada tarefa.

Isso pode até parecer simples, mas quando as organizações não definem bem esses papéis, costumam surgir problemas de desenvolvimento e execução de cada tarefa.

Por exemplo, um funcionário novo, provavelmente terá dúvidas sobre quem pedir ajuda caso tenha alguma dúvida técnica, quem irá aprovar a primeira entrega dele e quem será impactado pela sua tarefa.

Essa estratégia facilita esse entendimento, garantindo o desenvolvimento e a implementação de ideias e tarefas.

Regras da Matriz RACI

A Matriz RACI é uma metodologia extremamente prática, mas exige a exposição de informações de forma simples e objetiva para garantir sua eficácia. Por isso, ela é baseada em 4 fundamentos para que seja desenvolvida de forma adequada. Suas regras são:

• Toda atividade deve ter pelo menos um responsável;
• Cada tarefa deve ter apenas um aprovador;
• Uma demanda pode ter vários ou nenhum consultados e informados, dependendo do interesse da matriz em ser apenas interno ou não;
• O responsável pode ser também o autorizador da sua tarefa.

Benefícios desse método

Agora que você já sabe um pouco mais sobre a Matriz RACI e como ela funciona, separamos as principais vantagens dela para a sua empresa. Confira! 

Melhora a comunicação na empresa

Primeiramente, como já citamos nos tópicos anteriores, essa estratégia melhora a interação entre a equipe envolvida em um projeto, uma vez que ela entende com clareza o envolvimento de cada um e sua função. Assim, é possível reduzir ruídos e erros na comunicação, tornando todo o processo mais eficiente.

Transparência nos processos

Outro aspecto relevante é que essa metodologia fornece uma visão mais ampla dos projetos. É comum que empresas que utilizam modelos antigos de gestão pensem que os funcionários apenas precisam saber de assuntos ligados à sua própria função.

Contudo, existem casos em que é preciso informar colegas de outros times ou departamentos, por exemplo, para liberar recursos para a próxima etapa do projeto. Dessa forma, ele permite avançar nos processos com mais eficácia. 

Aumenta a colaboração entre a equipe

Além disso, nessa abordagem os colaboradores tendem a cooperar entre si, uma vez que possuem expectativas claras sobre o trabalho e perdem a necessidade de competir.

Isso ocorre principalmente pois não há a necessidade de realizar tarefas que estão fora do seu escopo de atuação. Por isso, é mais fácil encontrar oportunidades de colaboração. 

Diminui a sobrecarga de trabalho

Finalmente, como existe uma definição de responsabilidades para cada um, essa abordagem ajuda a diminuir a sobrecarga de trabalho, evitando que um funcionário assuma todo o desenvolvimento de um projeto, por exemplo. 

E como cada um sabe o que fazer, também há maior liberdade para cumprir suas tarefas de forma autônoma, isto é, sem intervenções. 

Por isso, ela estimula a distribuição de tarefas e permite que qualquer pessoa da equipe saiba a quem procurar para saber do andamento de uma fase do projeto.

Como aplicar Matriz RACI?

Com todas essas informações importantes sobre a Matriz RACI, nada mais justo do que entender como aplicá-la da melhor forma possível no seu negócio, não é? Vamos lá! 

Defina os objetivos e as atividades do projeto

O primeiro passo para aplicar essa metodologia é determinar os objetivos do projeto de forma clara. Também é preciso entender quais atividades são necessárias para alcançar os resultados esperados, por isso, elas devem ser desdobradas a partir dos objetivos definidos.

Dessa forma, é possível visualizar o escopo do projeto com maior facilidade, entendendo ainda seu tempo e custo. 

Especifique as metas

É comum pensar que objetivo e meta são iguais, mas eles dizem respeito a aspectos totalmente diferentes. Isso porque o objetivo faz referência ao que você pretende alcançar, ao passo que a meta diz respeito às tarefas específicas que vão te levar a esse resultado. 

Por isso, uma vez que seu objetivo foi definido, você pode subdividi-lo em tarefas menores, facilitando o alcance do seu propósito. 

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Determine a equipe responsável

Em seguida, é muito importante definir a equipe do projeto. Isso inclui identificar as pessoas que irão realizar as atividades e quais são as suas qualificações, capacidades e experiências. A equipe deve ser formada por profissionais competentes, engajados e motivados pelo projeto.

Indique as funções de cada um 

Os profissionais também devem saber qual é o seu papel, as suas atribuições e as suas metas. Por isso, é fundamental apontar de forma clara a função de cada um deles.  

Não se esqueça de levar as regras da matriz em consideração e garantir que cada atividade tenha ao menos um responsável. 

Revise a matriz com os participantes

Outra etapa crucial é a revisão da matriz com a equipe, para garantir que ela esteja alinhada com as expectativas dos participantes. Ao apresentá-la para eles e pedir um retorno, é possível verificar a existência de algum conflito, inconsistência ou dúvida em relação às responsabilidades de cada um.

Dessa forma, é possível garantir que os envolvidos sintam-se confortáveis com suas atribuições e prazos, além de ser uma oportunidade para reforçar os objetivos, metas e vantagens do processo, motivando a equipe. 

Utilize a tecnologia como apoio

Por fim, uma dica essencial é utilizar a tecnologia para facilitar o seu trabalho e melhorar o  seu desempenho. Um ERP ou sistema de gestão integrada, por exemplo, pode ajudar a criar, editar e compartilhar a sua matriz com seus funcionários de forma eficaz.

Além disso, é possível obter diversos dados sobre os seus processos e acompanhar as métricas relevantes para o seu projeto, de forma a obter resultados finais e aprimorá-lo, se necessário. 

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