Manter a produtividade, a competitividade e a eficácia em tempos de crise não é uma tarefa simples. Muitos gestores, por ignorarem a automação de seus processos, acabam se desgastando e não atingindo os objetivos estratégicos da empresa.

Isso ocorre porque há uma aposta em velhas ferramentas e no investimento em “mais do mesmo”, apesar da aparência de novidade. Todavia, é necessário olhar para as inovações que a tecnologia vem trazendo para os negócios.

Uma delas é a automação de processos por meio de plataformas e sistemas erp extremamente eficientes, voltados especificamente para a gestão de negócios. As vantagens são enormes e, certamente, você atingirá os objetivos desejados.

Confira agora 6 razões para adotar a automação de processos!

1. Automação e a Redução de custos

Os processos automatizados reduzem os custos em diversos pontos do seu negócio. Veja:

• Eliminam altos gastos com papéis e suprimentos para manter a organização dos processos operacionais;
• Permitem um controle de custos na empresa, baseado no que realmente tem eficácia;
• Diminuem o risco de erro humano, ao integrar diversas áreas da sua empresa. Por exemplo, extingue a necessidade de disponibilizar um funcionário para repassar os dados de um setor para o outro.

2. Aumento da produtividade

A automação aumenta a produtividade, pois permite que o funcionário pare de perder tempo em tarefas paralelas, que não são sua especialidade. Por exemplo:

• Não é necessário que um funcionário gaste seu tempo atualizando os dados do estoque;
• O colaborador não precisa empregar seu tempo formatando
  planilhas, gráficos e relatórios. Tudo é fornecido pelo sistema automaticamente;
• A empresa pode analisar dados em tempo real, a qualquer momento e com pouco esforço. Não é preciso mobilizar toda a equipe para balanços frequentes;
• Torna possível integrar os dados com um sistema de Big Data e Business Intelligence, o que permite que processos mais eficientes sejam criados a partir dos dados coletados.

3. Maior controle financeiro

O crescimento sustentável de um negócio é extremamente dependente da implementação de um planejamento financeiro superior. Para ter sempre vantagens competitivas, é necessário que você monitore, avalie e modifique sua estratégia constantemente.
Portanto, é importante que você possa acompanhar suas métricas a qualquer tempo, sempre com dados precisos.

Os processos automatizados são controlados por workflows (ou fluxos de trabalho – sequência de passos necessários para automatizar processos) que operam com precisão.

Eles têm todos os requisitos necessários para atingir as metas de qualidade da sua empresa. Isso porque eles possuem todas as ferramentas de controle financeiro, como fluxo de caixa, “contas a pagar”, controle de inventário, de estoque, de aquisições e de vendas! Além disso, podem até fornecer o cálculo de algumas métricas automaticamente.

4. Melhores processos comunicativos

É difícil organizar-se por meio de e-mails, notas e lembretes. Por outro lado, com um fluxo de trabalho automatizado, o processo de comunicação se torna mais simples, graças a existência do painel de controle na plataforma, para que as equipes vejam todas as suas solicitações.

É possível, ainda, categorizar as notas para melhor visualização. Por exemplo, podem ser criadas as categorias “reclamações de clientes”, “requisições interdepartamentais” e “tarefas a fazer”.

Assim, cada fluxo de trabalho iniciado tem a sua própria linha de comunicação, esclarecendo, desse modo, quaisquer irregularidades e discussões durante os processos operacionais e negociais.

O trabalho flui, pois nenhuma ferramenta adicional é necessária, como e-mails e SMS. Com isso, não ocorrem ruídos de comunicação nem perda de produtividade na transição entre plataformas.

5. Maior accountability (prestação de contas), com uma divisão de tarefas mais clara

Quando você automatiza seu fluxo de trabalho, cria um proprietário para cada etapa do processo. As funções de inserções de dados, iniciações, aprovações e rejeições ficam todas vinculadas a um mesmo indivíduo, que pode ser quem primeiro executou a ação ou quem é o responsável exclusivo por ela.

Assim, você torna os seus processos mais transparentes, pois todos os funcionários sabem quem é a pessoa que executou determinada tarefa, e quando. Além disso, todo o processo desenvolvido pode ser visto por seus colaboradores, em um sistema de accountability mútuo.

Ao permitir um nível de transparência das informações, você faz valer toda a responsabilidade que põe sobre si mesmo e sobre seus funcionários. Um grande sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho também lhe dá uma visão rápida sobre quem ficou com cada trabalho. Esse funcionário poderá pedir ajuda, prontamente, quando for preciso lidar com uma carga excessiva de tarefas.

6. Aumento da reflexão dos seus colaboradores

Imagine que você automatizou seus processos operacionais, sincronizou a sua base de funcionários a usar esse novo sistema e as rotinas fluíram sem problemas durante os últimos 2 meses.

Agora, pense no que você poderia fazer com todos os dados acumulados nesse período. Seu funcionário poderá saber quantos pedidos chegaram, quantos foram aprovados, quantos rejeitaram, quanto tempo cada um tomou e que passo no processo levou mais tempo.

Uma vez que o modo de comunicação foi simplificado e a reunião de dados foi centralizada em uma ferramenta de fluxo de trabalho automatizado, seus colaboradores terão ideias que:

• Indicarão se o seu processo de negócio atual é eficiente;
• Demonstrarão se há gargalos em algum ponto;
• E, principalmente, se a automação está realmente tornando a vida mais fácil para os colaboradores ou se está deixando as coisas mais complicadas.

Essa é, provavelmente, a melhor forma que você pode encontrar para ter todas as suas necessidades de gerenciamento de processos atendidas. Afinal, processos bem desenhados e bem controlados são essenciais para garantir a sobrevivência e escalar o crescimento da empresa. Sem eles, não será possível estabelecer um diferencial competitivo, não havendo, portanto, nenhum progresso.

Por isso, é sempre necessário que a empresa foque em um sistema de gestão para torná-la mais fluída. Esse será o principal diferencial entre você e os seus concorrentes nos momentos de crise. Enquanto eles terão que começar a arrumar a casa, você já terá estabelecido diversas rotinas eficientes, que impedirão o aumento de preços para clientes ou a falência devido aos altos custos de produção.

Portanto, não basta que o seu objetivo seja exclusivamente o de ter maiores lucros devido a uma maior demanda. Aumente também seus lucros melhorando a eficiência do seu negócio!

Percebeu a importância da automação de seus processos, e como isso influencia nas decisões estratégicas da sua empresa? Então assine nossa newsletter e receba mais dicas como essa!

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