New Parts: como fazer troca de sistema ERP

Sumário

Tem uma notícia que ninguém no financeiro quer receber num dia comum de segunda: o sistema de gestão que a empresa usa há anos vai ser descontinuado. É o tipo de comunicado que muda a semana, o trimestre e às vezes o ano inteiro do administrativo. Foi exatamente isso que aconteceu com a New Parts em 2024, quando a empresa recebeu o aviso de que o software que rodava faturamento, contas a pagar, contas a receber e todo o controle financeiro sairia do ar. E foi aí que começou um dos exercícios mais complicados da gestão de uma PME: uma troca de sistema ERP em ritmo apertado, sem parar operação.

Esse é o case da New Parts, empresa de peças e componentes para elevadores e escadas rolantes, e da forma como ela fez a transição pro ERPFlex com apoio da Viptech, parceira de longa data. É o tipo de história que interessa quem está na mesma situação hoje. Que é bastante gente.

⠀⠀⠀

O ponto de partida: sistema descontinuado, urgência real

A New Parts começou como uma pequena importadora de peças. Ao longo dos anos, cresceu e virou fornecedora de referência no mercado de elevadores e escadas rolantes, atendendo desde a distribuição de itens até serviços especializados como vulcanização de corrimão para a Atlas. A operação de hoje envolve importação em volume alto, catálogo com centenas de itens, e um fluxo de faturamento e contas que não pode parar. Como resume Fernando, CEO da empresa, o desafio da operação é entregar sem faltar um parafuso no conjunto.

Antes dessa migração, a New Parts rodava tudo em um sistema de gestão que atendia bem a rotina, e a empresa tinha investido tempo em configurar. Só que esse sistema foi descontinuado. Do dia pra semana, não haveria mais atualização, suporte, correção. Continuar usando seria arriscar operação inteira no médio prazo. Trocar virou obrigação, não escolha.

Aqui aparece o primeiro nó de qualquer situação parecida: você não escolhe o momento da troca, o momento escolhe você. E quando o momento chega, ele chega junto com prazo curto, operação rodando e ninguém com tempo pra pesquisa exaustiva de mercado.

⠀⠀⠀

Por que a troca de sistema ERP costuma dar errado (e o que a New Parts evitou)

Vamos combinar uma coisa. A troca de sistema ERP é uma das mudanças mais delicadas que uma empresa faz. Levantamento do Sebrae sobre transformação digital em pequenas e médias empresas documenta as armadilhas mais comuns em migrações mal conduzidas: dado migrado errado, operação parada por dias, equipe resistente porque não foi consultada, integração perdida entre módulos, retrabalho pesado nos primeiros três meses.

Isso acontece porque, tipicamente, a empresa que troca sistema está na situação da New Parts: sob pressão de tempo, com fornecedor novo que ainda não conhece a operação, e com dado histórico espalhado em vários formatos que precisam ser padronizados. As três coisas ao mesmo tempo criam o ambiente perfeito pra dar errado.

O que a New Parts evitou (e é o ponto central do case) foi entrar na troca sozinha. A empresa já trabalhava havia muito tempo com a Viptech, uma parceira que conhecia a operação por dentro. Quando o sistema anterior saiu de linha, a própria Viptech recomendou a ERPFlex como substituição, com base em compatibilidade técnica e capacidade de moldar o sistema ao processo específico da New Parts.

Como o Gerente Administrativo da empresa colocou no depoimento, “a gente já trabalhava com a Viptech há muito tempo, e eles acabaram indicando a ERPFlex, que trouxe uma credibilidade, e a gente acabou adquirindo e seguindo em diante com o processo”. A confiança na Viptech pesou. E o que veio depois, na implantação, provou que essa confiança era bem colocada.

⠀⠀⠀

O papel da Viptech: parceiro que já conhecia a operação

Grande parte do sucesso da migração da New Parts veio do fato de que a Viptech já entendia a rotina da empresa antes de qualquer configuração ser feita no ERPFlex.

Isso encurta uma etapa que costuma consumir semanas: a fase de descoberta, em que consultor novo passa dias entrevistando equipe, mapeando fluxo, entendendo os “jeitos” particulares que cada empresa desenvolveu com seu processo. Na New Parts, essa etapa já estava resolvida. A Viptech chegou pra implantar sabendo onde cada informação vive, quem toca qual botão, o que é regra fiscal e o que é hábito interno.

O resultado é o que a Viptech mesma resume no depoimento: “praticamente as rotinas da New Parts a gente já conhecia, e isso evitou que a implantação travasse, facilitou”. É um diferencial que não aparece em brochura, mas define se a implantação vai ser um trimestre bom ou um trimestre traumático. Estudos da Gartner sobre projetos de transformação digital em ERP apontam a mesma direção: o software é metade do sucesso. A outra metade é quem te acompanha.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀

⠀⠀⠀

O que mudou depois da troca de sistema ERP

Vou ser específico nos resultados, porque é o que mais interessa quem está avaliando fazer o mesmo caminho.

Importação de mais de 100 itens: de horas pra minutos

Como distribuidora que trabalha com peças importadas, a New Parts recebe embarques com catálogos densos. Antes da troca, cada importação com mais de cem itens levava, no mínimo, duas horas pra ser lançada no sistema, com boa parte do trabalho sendo digitação manual e conferência linha a linha. Depois da migração pro ERPFlex, esse processo virou minutos, com entrada automática e conferência integrada ao controle de saldo de estoque. É o tipo de ganho que libera equipe pra pensar em vez de digitar.

Faturamento, contas e financeiro no mesmo lugar

Três áreas que antes viviam parcialmente em planilha, parcialmente no sistema descontinuado, passaram a rodar no mesmo lugar: emissão de faturamento, controle de contas a pagar e a receber, e financeiro consolidado. A FIA publicou análise sobre a importância dessa integração pra PMEs em crescimento, e o efeito prático é sempre o mesmo: menos tempo consolidando dado, mais tempo tomando decisão baseada em dado.

Informação confiável sem consulta manual ao pessoal

Talvez o ganho menos visível, mas o que mais muda o dia a dia. Antes do ERPFlex, boa parte das informações que subiam pra tomada de decisão vinham de consulta manual: o analista perguntava pro pessoal do estoque, o comercial pesquisava com o financeiro, o gerente cruzava planilha com anotação. Como foi colocado, “isso não trazia uma credibilidade nas informações”. Com o novo sistema, o relatório sai direto do sistema, com base em dado transacional real. “Para conseguir montar a planilha, hoje eu consigo tirar esses relatos direto no sistema”, ele resume.

Flexibilidade que se molda ao processo particular da empresa

A frase que resume melhor o resultado veio no fechamento do depoimento: “a ERPFlex faz jus ao nome, flexibilidade que trouxe pra nossa empresa”. Isso importa porque, “nossa empresa tem um processo muito particular. A gente precisava de um sistema que conseguisse se moldar à empresa”. Sistema rígido que força a empresa a se moldar a ele geralmente falha em operações complexas. A migração da New Parts funcionou porque o novo software topou se ajustar em vez de exigir ajuste.

⠀⠀⠀

3 lições da troca de sistema ERP da New Parts pra outras PMEs

Vou fechar em lição prática, pra quem está considerando trocar sistema ou já foi obrigado a considerar.

Lição 1: escolha a parceria antes do software. A Viptech já conhecia a New Parts, e foi essa relação prévia que evitou os traumas típicos da migração. Se você não tem parceiro de confiança pra te apoiar na troca, resolva isso antes de escolher software. Software errado com parceria boa dá pra corrigir. Software certo com parceria ruim vira pesadelo.

Lição 2: aceite que perfeição não existe no primeiro mês. Toda migração tem ajuste fino, treinamento de equipe, adaptação de relatório. A implantação da New Parts foi descrita como “muito boa”, mas não sem trabalho. O que separa boa implantação de má implantação é ter alguém que te ajuda a resolver o ajuste rápido, não a ausência total de ajuste.

Lição 3: dado histórico é sempre a parte mais complicada. A parte que consome mais tempo em qualquer migração desse tipo é o histórico. Cadastro de cliente, contrato antigo, movimentação de estoque, contas a pagar em aberto. Priorize o que é operacionalmente crítico primeiro, deixe o “nice-to-have” pra depois. A McKinsey documenta bem em análise sobre projetos de tecnologia empresarial que a maior parte dos atrasos vem justamente dessa etapa quando ela é subestimada.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Onde a New Parts está agora e o próximo passo

Passada a implantação, a New Parts opera hoje com o ERPFlex rodando faturamento, controle financeiro e gestão de estoque de forma integrada. A Viptech continua acompanhando o crescimento da New Parts, e juntas com a ERPFlex compõem a parceria sólida que sustenta a operação. Não é ponto de chegada, é ponto de continuidade.

Se sua empresa está passando pela mesma situação (sistema saindo do ar, urgência pra decidir, medo de errar), o case da New Parts sugere um caminho. Não é o único, mas é um que funcionou. Se quiser entender como ele se aplicaria à sua operação específica, fale com o time da ERPFlex diretamente pra uma conversa sem compromisso.

⠀⠀⠀

Perguntas frequentes sobre troca de sistema ERP

Quanto tempo leva uma troca de sistema ERP em média? Depende muito do tamanho da operação, do estado do dado histórico e da qualidade da parceria. Pra PME de porte médio (como a New Parts), com parceiro que já conhece a operação, o ciclo comum é de 3 a 6 meses do início da configuração até o sistema rodar em produção. Sem parceiro que já conheça a empresa, o prazo geralmente dobra.

Meu sistema atual está sendo descontinuado. Por onde começo? Não pela pesquisa de software. Comece pelo levantamento do que sua operação realmente precisa (processos críticos, integrações, volume, exigências fiscais) e pela conversa com um parceiro de confiança que já conheça a sua rotina. A escolha do software vem depois, quase como consequência.

Qual o custo médio de uma troca de sistema ERP? Varia muito. Software, implantação, treinamento, migração de dado e ajustes iniciais podem somar de dezenas de milhares a algumas centenas de milhares de reais, dependendo do porte da empresa e da complexidade da operação. Vale ressaltar que quase todo custo é recuperado com o tempo economizado no primeiro ano de operação bem-feita.

Como evitar que a operação pare durante a troca? Rode os dois sistemas em paralelo por 30 a 60 dias antes de desligar o antigo. Nesse período, ajustes são feitos com o novo sistema já configurado mas sem risco de perder faturamento. Esse foi um dos fatores que permitiu à New Parts fazer a transição sem interrupção.

Como saber se estou trocando pelo sistema certo? Três sinais bons: o novo sistema atende os processos particulares da sua empresa (não força você a mudar o processo pra caber nele), a parceria de implantação conhece o segmento (ou pelo menos conhece você), e o custo total ao longo de 3 anos faz sentido pra sua operação. Se algum dos três está fraco, vale reconsiderar.

Se você chegou até aqui e reconhece sua empresa no lugar em que a New Parts estava em 2026, o próximo passo prático é ter uma conversa. Não pra comprar sistema, mas pra entender se a lógica que funcionou pra eles se aplica à sua operação. Grande parte das trocas mal feitas começou justamente pela falta dessa conversa antes do processo.