Ordem de Serviço, ou OS, é a formalização do trabalho que será prestado a um cliente. Depois que ele comunica a sua necessidade à empresa, é emitida uma Ordem de Serviço para que todos os departamentos internos da organização se comuniquem a respeito desse pedido.

A Ordem de Serviço contém as informações necessárias para planejar e executar um serviço. Ela inclui os dados do cliente, a data e o local onde foi feito o contato. É um instrumento comumente utilizado pelas empresas para manter a organização e mapear os riscos do trabalho, funcionando como uma autorização do cliente para que a empresa inicie um serviço, ou mesmo uma ordem criada internamente pela organização para guiar algum processo.

Através da Ordem de Serviço, a empresa pode criar, manter e gerir dados importantes referentes a um determinado serviço, que podem ser compartilhados e visualizados por todas as equipes envolvidas em seu processo. Esta maior visibilidade permite que as equipes saibam exatamente o que é necessário para executar o serviço com êxito, tendo em conta as preferências do cliente e da disponibilidade de recursos.

Neste artigo, vamos explicar como fazer uma Ordem de Serviço e qual a sua importância para a gestão da sua empresa. Confira!

Por que emitir a Ordem de Serviço?

A Ordem de Serviço é importante tanto para a empresa, que registra todas as atividades para fins de contabilidade, quanto para o colaborador, que pode fazer consultas sobre o pedido. Ela também estabelece os procedimentos internos da empresa.

Geralmente, a Ordem de Serviço é emitida pelo gestor do departamento, gerente ou diretor, que deseja o serviço em questão. Nela estão descritos o tempo de duração do serviço e quais os materiais que deverão ser utilizados para a sua realização, facilitando assim, o cálculo do preço da mão-de-obra e do serviço.

Além disso, a Ordem de Serviço também deve garantir as boas condições da SST (Saúde e Segurança no Trabalho) e os EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual), que são de uso obrigatório.

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Ela reúne as informações passadas pelo cliente para que o técnico saiba o que deve fazer. Depois disso, são adicionadas as informações do parecer do técnico, com os materiais, peças e processos que serão necessários para realização do serviço.

O documento não serve apenas para autorizar a realização de um serviço na empresa, ou para indicar o que deve ser feito em relação à demanda que o cliente apresentou. A partir das descrições especificadas em uma Ordem de Serviço, é possível que o gestor possa calcular os materiais que serão utilizados, bem como o tipo e a quantidade de mão de obra necessária para executar o serviço com sucesso, dentro do prazo estipulado. Isso será fundamental para o controle dos seus estoques e para a otimização de sua gestão financeira.

A partir das informações contidas na OS, é possível gerar pedidos de vendas para clientes, requisições de peças para fabricantes e fornecedores, comunicação com outros setores da empresa, entre outras possibilidades. Lembrando que a OS pode mudar de acordo com as necessidades de cada negócio e do trabalho que será realizado.

Previsão Legal

No Capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – Decreto Lei 5452/43 de 01 de Maio de 1943, Artigo 157, Inciso II, cabe às empresas:

II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)

Observamos, então, que a Ordem de Serviço está prevista em lei e que garante a Segurança do Trabalho do funcionário, tratando das tarefas específicas desenvolvidas por ele. Portanto, a OS também engloba as normas internas da empresa, com procedimentos que visam a segurança do trabalhador.

Como se faz uma Ordem de Serviço?

A Ordem de Serviço pode variar bastante de empresa para empresa, dependendo da atividade exercida e das tarefas que serão produzidas. Entretanto, na maior parte das vezes, é preciso que o documento tenha um número para que se consiga discernir uma Ordem de Serviço das outras.

É importante que sua OS contenha uma numeração única e data de processamento, seguida da indicação do nome e do cargo de quem a emitiu. Deve ter espaço suficiente para o lançamentos de informações por todos os setores da empresa, onde o produto passou ou o onde serviço foi realizado, com data e horários de entrada e saída do setor seguido da assinatura do responsável.

Dessa forma, você terá conhecimento sobre a eficiência de cada funcionário e setores da empresa, fazendo as melhorias necessárias para aperfeiçoar a prestação de serviços.

Entretanto, não existe um formato padrão para todos os tipos de Ordem de Serviço. Ela deve ser elaborada para se adequar às necessidades da sua empresa. Mas existem requisitos que são imprescindíveis para que a OS seja eficaz no controle dos seus serviços e processos, tais como:

• Número da Ordem de Serviço
• Local, data e hora de processamento;
• Nome e cargo do emissor;
• Descrição do serviço a ser realizado;
• Valor unitário;
• Valor total;
• Forma de pagamento;
• Indicação dos produtos ou das tarefas utilizados no serviço;
• Quantidade de horas trabalhadas na execução do serviço.

A Ordem de Serviço pode ser usada tanto para produtos ou serviços. Em um ambiente de produção, é usada para sinalizar o início de um processo de fabricação que provavelmente, estará atrelado a uma lista de materiais. Assim, na Ordem de Serviço, deve contar:

• A quantidade do produto a ser fabricado;
• A quantidade de matéria-prima a ser usada, o seu preço e quantidade;
• Os tipos de trabalho necessários, o seu valor (por hora ou por unidade) e montante;
• A utilização de cada máquina durante o processo de roteamento, a sua taxa e quantidade.

Outros pontos que valem ser explicados, quanto à Ordem de Serviço:

Revisão

É utilizado para acompanhar qual a versão atual da Ordem de Serviço e se necessita de atualizações. Algumas empresas realizam alterações e acabam perdendo o controle da versão.

EPI’S – (uso obrigatório)

Os EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual) são os equipamentos específicos para realização de determinados serviços. Eles devem ser utilizados pelos colaboradores para protegê-los dos riscos inerentes à tarefa.

Assinaturas

Este campo deve conter as assinaturas do colaborador e do gestor responsável pela emissão da Ordem de Serviço. Nas empresas que possuem um quadro de funcionários, quem assina geralmente é o técnico de Segurança do Trabalho ou profissional responsável pela SST dentro da empresa. Em microempresas, normalmente quem assina é o responsável pelo RH.

Data de emissão

Todo documento assinado precisa conter a data de assinatura do documento. Pois este é o único campo que comprova que a Ordem de Serviço foi emitida antes da realização da tarefa.

Como evitar erros na Ordem de Serviço?

A emissão de uma Ordem de Serviço é uma tarefa simples, mas que precisa ser realizada com muita atenção devido à quantidade de campos, descrições e valores. Assim, ter um template de Ordem de Serviço é muito útil, pois dá ao gestor o papel de apenas focar nos campos mais importantes e verificar cuidadosamente o documento, evitando cometer erros simples por falta de atenção.

Além disso, o tempo para elaborar a Ordem de Serviço é menor, resultando em ganho de produtividade e qualidade nas atividades realizadas.

Pensando nisso, a ERPFlex criou um template de Ordem de Serviço para ajudar a organizar a sua empresa e melhorar a relação com seus colaboradores. Faça o Download do Template de Ordem de Serviço!

Qual a importância da Ordem de Serviço?

Além do que já citamos anteriormente, a Ordem de Serviço é eficiente para:

Registrar os serviços e atividades dos funcionários;

• Ser um documento de consulta para o funcionário, através da descrição dos detalhes sobre o que deve ser feito e o que é preciso para a execução do serviço;
• Registrar o tempo do serviço para cálculo de mão de obra;
• Se for um serviço de assistência, também serve para registrar um problema ou defeito, facilitando a sua solução.

Por que usar um software de gestão pode ser vantajoso para emitir a Ordem de Serviço?

Com a tecnologia cada vez mais acessível,  a melhor forma de lidar com as Ordens de Serviço é investir em um software de gestão para controlar todos os dados que serão alimentados no documento, de forma prática, rápida e eficaz. Através de um sistema de gestão, o documento é gerado automaticamente, a partir da inserção de dados básicos, e você pode cadastrar outros campos, customizando o documento de acordo com suas necessidades.

Um sistema ERP também permite:

• Controlar os serviços prestados por sua empresa;
• Controlar seu estoque ( produtos e peças utilizadas no serviço);
• Haver comunicação entre setores da empresa;
• Realizar o controle financeiro dos serviços que foram oferecidos ao cliente.

É comum, em determinados serviços, registrar fatos relevantes acontecidos durante a execução de uma OS. Para tanto, através de um software, é possível criar ocorrências no documento, e deixá-las ocultas ou não, dependendo da sua necessidade.

Além de facilitar a emissão da OS, um software de gestão também permite que você a integre com outras áreas da empresa, como a gestão financeira ou o controle de estoque, facilitando o armazenamento e a consulta, e otimizando o gerenciamento da sua empresa.

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