5 passos para preparar seu ERP para a Reforma Tributária

A ERP para a Reforma Tributária finalmente saiu do papel e agora impõe uma mudança estrutural na forma como as empresas brasileiras vão lidar com tributos nos próximos anos. O modelo atual, marcado por sua complexidade e sobreposição de impostos, será substituído gradualmente por um sistema mais enxuto, baseado em dois tributos principais: o CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços).

A transição será progressiva, mas inevitável. E se há algo que todas as empresas têm em comum nesse momento é a necessidade de adaptar suas ferramentas de gestão. E o coração desse processo está no ERP. Um sistema que não esteja preparado para lidar com as novas regras pode comprometer a conformidade fiscal da empresa e a sua capacidade de operar com eficiência em um novo cenário tributário.

Neste artigo, reunimos 5 passos para preparar seu ERP para a Reforma Tributária, com orientações práticas e alinhadas ao que está por vir. 

1. Entenda o que muda na estrutura tributária sobre ERP para a Reforma Tributária

Antes de adaptar qualquer sistema, é essencial compreender o que está mudando. A Reforma Tributária propõe a substituição de diversos tributos federais, estaduais e municipais por dois grandes impostos: a CBS, que unificará PIS e Cofins, e o IBS, que substituirá ICMS e ISS.

A CBS será gerida pela União, e o IBS por um comitê formado por estados e municípios. Ambos os tributos terão incidência ampla e não cumulativa, com crédito financeiro na cadeia de produção. O objetivo é simplificar, mas isso exigirá uma nova forma de parametrizar operações fiscais dentro do ERP.

Segundo dados do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), hoje as empresas gastam cerca de 1.500 horas por ano apenas com obrigações acessórias. A expectativa com a Reforma é reduzir esse tempo drasticamente, mas isso só será possível com ERPs preparados para as novas exigências.

Segundo o IBPT, empresas brasileiras gastam em média: 1.500 horas por ano com obrigações acessórias; 34% de sua carga de trabalho fiscal lidando com interpretações diferentes entre estados; R$ 60 bilhões ao ano com custos operacionais causados pela complexidade tributária.

2. Revise as regras fiscais e mapeie os impactos no seu negócio

O segundo passo é fazer um mapeamento completo dos processos fiscais da sua empresa. Quais tributos são recolhidos hoje? Em quais estados você opera? Quais produtos e serviços estão envolvidos nas suas atividades?

Esse diagnóstico é fundamental para identificar quais campos, cadastros e rotinas precisarão ser adaptados no ERP. A mudança atinge diretamente a base de cálculo, alíquotas e formas de recolhimento. Itens como CFOP, CST e códigos NCM podem perder função ou sofrer revisão. Também haverá alterações nas regras de crédito e débito, exigindo mudanças profundas nos lançamentos contábeis e fiscais automatizados pelo sistema.

Empresas com operações interestaduais ou modelos híbridos (produto e serviço) precisarão de atenção redobrada, já que a CBS e o IBS incidirão de forma ampla e unificada.

Esse diagnóstico é essencial para ajustar os seguintes pontos no ERP:

• Estrutura de cadastros fiscais (NCM, CST, CFOP).
• Regras de crédito e débito fiscal.
• Parâmetros de faturamento e escrituração.
• Regimes especiais de tributação que deixarão de existir.

3. Atualize seu ERP com uma solução flexível e em evolução constante

A Reforma Tributária não será uma mudança de curto prazo. A transição está prevista para acontecer ao longo de 2026 a 2032, com fases de teste, convívio de tributos antigos e novos, além de ajustes legislativos contínuos.

Por isso, não adianta ter um ERP fechado, que exige desenvolvimento manual para cada mudança. O ideal é contar com uma solução que tenha estrutura modular, atualizações frequentes e suporte ágil, como o sistema da ERPFlex.

Além de já estar acompanhando a Reforma de perto, o ERP da ERPFlex é 100% em nuvem, o que facilita a implementação de atualizações em tempo real e com segurança. Isso significa que, à medida que novas regras forem publicadas, seu sistema poderá acompanhar sem precisar de customizações demoradas e dispendiosas.

4. Treine sua equipe e envolva todas as áreas

A tecnologia sozinha não resolve o problema se as pessoas não estiverem preparadas para usá-la. A Reforma Tributária vai exigir mudanças operacionais em diversos setores da empresa, desde o faturamento até o financeiro e o departamento contábil.

Por isso, é essencial treinar sua equipe para entender as novas exigências, saber como utilizá-las dentro do ERP e identificar possíveis inconsistências. O conhecimento precisa deixar de ser isolado no setor fiscal e passar a integrar o dia a dia de todos os envolvidos nas rotinas operacionais.

Algumas boas práticas incluem:

• Treinar equipes de faturamento, compras e financeiro nas novas regras.
• Criar um comitê interno para acompanhar os impactos da Reforma.
• Registrar e revisar processos manuais que ainda interfiram na escrituração.
• Atualizar políticas internas de compliance fiscal.

O ideal é que o processo de adaptação envolva uma gestão colaborativa, com reuniões periódicas, acompanhamento de atualizações legais e, sempre que possível, o apoio da consultoria especializada do seu provedor de ERP.

5. Use a Reforma como oportunidade de revisão e melhoria de processos

Nem sempre a gente para para olhar os próprios processos com calma. Mas a chegada de uma nova estrutura tributária oferece exatamente essa chance. Em vez de apenas correr para corrigir o sistema, este é o momento ideal para revisar como sua empresa lida com dados fiscais, apuração de tributos, controle de estoques e emissão de notas.

A Reforma Tributária vai exigir maior transparência e rastreabilidade. Isso significa que erros que antes passavam vão começar a gerar penalidades mais severas. Ter um ERP bem estruturado, com processos limpos, dados consistentes e auditoria automática pode não só garantir conformidade, como também aumentar a eficiência geral da operação.

Empresas que aproveitarem essa transição para fazer uma limpeza nos cadastros, revisar integrações e automatizar rotinas estarão melhor posicionadas para crescer nos próximos anos.

Este é o momento ideal para revisar cadastros de produtos e serviços, limpar bases de dados desatualizadas, automatizar rotinas que ainda dependem de planilhas e integrar áreas que ainda operam de forma isolada.

Seu ERP está pronto para o novo Brasil tributário?

Um sistema desatualizado pode comprometer sua empresa legalmente, gerar custos extras e atrasar operações. Por outro lado, estar com tudo em dia te dá vantagem competitiva, agilidade fiscal e paz para focar no que realmente importa: crescer com segurança.

A ERPFlex já está acompanhando cada etapa da Reforma e desenvolvendo melhorias que garantem adaptação rápida e sem complicações. Nossa plataforma foi criada para se moldar às mudanças, com atualização contínua, suporte próximo e funcionalidades pensadas para empresas brasileiras que querem ir além.

Se você ainda não começou a se preparar, comece agora. Conte com a gente para atravessar esse novo cenário tributário com clareza, segurança e confiança.

FAQ – ERP para a Reforma Tributária

1. O que muda no ERP com a Reforma Tributária?
   Haverá mudanças na estrutura de tributos, substituição de impostos, alteração de regras fiscais e novos campos obrigatórios. O ERP precisará ser atualizado para lidar com essas transformações de forma automática e segura.
2. É possível adaptar um ERP antigo à nova legislação?
   Depende do sistema. Alguns ERPs antigos podem exigir customizações caras e demoradas. O ideal é contar com um sistema flexível, atualizado em nuvem e com suporte contínuo, como o ERPFlex.
3. Quando a Reforma começa a valer na prática?
   A transição começa em 2026, com aplicação gradual até 2032. Mas os preparativos devem começar agora para evitar gargalos e prejuízos.
4. Como saber se minha empresa está preparada?
   O primeiro passo é mapear os impactos tributários no seu modelo de negócio e consultar seu provedor de ERP. A ERPFlex oferece esse acompanhamento de forma consultiva.
5. A ERPFlex já tem recursos voltados para a Reforma Tributária?
   Sim. Nossa equipe técnica acompanha de perto as atualizações legais e já está desenvolvendo adequações que serão liberadas por fases para todos os clientes em ambiente de nuvem.