Investir em tecnologia é, cada vez mais, um diferencial competitivo para as empresas que estão em ascensão. Contar com um bom sistema de gestão empresarial, ou ERP (Enterprise Resource Planning), fará a sua distribuidora e atacadista lucrar mais com o mesmo esforço que já emprega em atividades de rotina.

Além de atender com maestria as necessidades inerentes ao negócio, o sistema ERP leva as informações gerenciais para a palma da sua mão, proporcionando mais agilidade na tomada de decisão. Com informações claras e precisas, você aumenta sua competitividade e identifica as melhores oportunidades de mercado.

Uma solução em nuvem otimiza os processos de sua empresa ao oferecer informações integradas e em tempo real, garantindo a compra e a venda com a melhor margem e rentabilidade. Se você ainda não está convencido disso, mostraremos neste post por que investir em sistema ERP é indispensável para sua empresa distribuidora e atacadista. Confira!

1. Integração de todos os departamentos da empresa distribuidora e atacadista

O sistema ERP centraliza todas as informações e armazena dados na mesma plataforma. Por isso, é possível integrar dados de todos os departamentos da distribuidora e atacadista, como por exemplo, pedidos, controle de estoque e distribuição, validade dos produtos, emissão de notas, boletos, controle de entradas e saídas de mercadorias, contas a pagar e a receber, envio de orçamentos, dentre tantas outras funcionalidades básicas. Isso possibilita o cruzamento de informações e obtenção de análises conclusivas sobre as operações empresariais.

Desse modo, o sistema também opera em níveis mais estratégicos, que acabam servindo de apoio à tomada de decisão dos gestores. Essas informações estão vinculadas, por exemplo, à gestão do time de vendas, definição de níveis de estoque, gestão financeira e fiscal, geração de relatórios gerenciais, etc.

A utilização de um sistema ERP gera, consequentemente, o aumento da produtividade por meio da automação dos processos e redução de custos, graças a eliminação de retrabalhos e maior transparência nas informações. Tudo isso se traduz numa administração mais eficiente, com indicadores precisos e assertivos para a tomada de decisões.

2. Emissão de arquivos fiscais como Sped Fiscal e Bloco K

O fisco passou a ter um controle mais detalhado sobre as entradas e saídas (compras e vendas) dos contribuintes de ICMS/IPI através do Sped Fiscal, mas restava saber, no caso das empresas industriais, informações sobre o processo produtivo. Com a inclusão do Bloco K no Sped Fiscal, o governo passará a ter acesso a este processo e à movimentação completa de cada item de estoque, possibilitando o cruzamento quantitativo dos saldos apurados eletronicamente pelo Sped com os saldos informados pelas indústrias. As diferenças não justificadas poderão ser consideradas como sonegação fiscal.

O Sped Fiscal faz parte da modernização do cumprimento das obrigações dos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. Depois dos programas implantados dentro do Projeto (ICMS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL), o Bloco K surgiu como uma nova obrigação, que visa aumentar o controle do fisco sobre as empresas, desta vez, sobre a produção e o estoque de mercadorias. Em linhas gerais, a Receita Federal quer que as empresas transmitam, além daquelas obrigações fiscais, as informações sobre manufatura e as movimentações do estoque em um período mensal.

A obrigatoriedade do Bloco K se aplica aos estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal, e aos atacadistas, podendo, a critério do fisco, ser exigido também dos estabelecimentos de contribuintes de outros setores. De acordo com o AJUSTE SINIEF 01/2016, publicado no DOU de 15/01/2016, o prazo para entrega do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque no Sped terminará no dia 1º de janeiro de 2017.

Há uma preocupação muito grande por parte das empresas em relação ao Bloco K do Sped Fiscal, porque as informações fiscais não virão somente do escritório contábil, mas diretamente de dentro da fábrica, ou seja, os detalhes do dia a dia de produção deverão ser transmitidos ao fisco.

Apesar de ser algo complicado, sua empresa deverá criar processos que permitam fazer essa escrituração de uma forma automática. É aí que um sistema ERP se torna fundamental: através dele, este processo será executado automaticamente, evitando qualquer problema que sua organização possa ter com o fisco.

3. Criação de relatórios analíticos

Os relatórios analíticos podem detectar problemas recorrentes e falhas nos processos gerenciais. Por esse motivo, um sistema que integra informações é fundamental.  Relatórios gerados por um sistema ERP são completos e contêm informações essenciais para facilitar decisões, como redução de custos, investimentos, otimização de processos, etc.

Esses relatórios são importantes para checar o andamento não só das estratégias, mas também da sua equipe. Por exemplo: se o atraso das operações está sendo recorrente, pode ser a hora de parar e conversar diretamente com os funcionários para saber qual o motivo do problema e o que pode ser feito para solucioná-lo.

O ERP permite que se crie relatórios com dados essenciais para definir os rumos que a empresa deve percorrer, além de possibilitar a visualização das informações para manter a empresa no destino traçado pelo planejamento estratégico. Isso tudo garante maior poder de gestão e decisão para os proprietários, diretores e gerentes das empresas. Essa função elimina a necessidade de investimento da empresa em outras ferramentas de BI (Busisess Inteligence).

4. Aumento da performance de linha de produção e distribuição

A utilização de um sistema ERP diminui a necessidade de estoque e garante informações mais confiáveis quanto a manutenção de máquinas e necessidade de mão de obra para dar escala aos processos da empresa. Ter uma boa gestão de materiais em estoque (matérias-primas para a fabricação ou produtos prontos para a venda) é uma forma de melhorar o uso do capital de giro e recursos das indústrias.

Com o controle total sobre cada item de seu estoque, você pode consultar os saldos e as movimentações dos produtos, quais deles estão em estoque mínimo ou em ponto de pedido e controle a rastreabilidade dos lotes.

Também é possível obter informações de produtos com maior sensibilidade de margem de lucro e giro, já que você pode acompanhar o comportamento de cada item do seu portfólio de produtos, definir os preços por margem de lucro ou markup, além de determinar a tabela de preços e a forma de pagamento por cliente, incluindo cálculo de juros.

Com a ajuda de um sistema de gestão, você pode melhorar também o gerenciamento do mix de produtos, que é essencial para o sucesso do negócio. Assim, é possível evitar encalhes ou perda de vendas, com o acompanhamento da curva histórica de faturamento do produto, tempo de reposição, estoques e demandas por sazonalidades. A partir disso, você saberá como e quando comprar, considerando as particularidades de seus clientes, fornecedores e parceiros de negócios.

Em uma empresa distribuidora e atacadista, o ERP é fundamental para fazer o cálculo automático de estoque mínimo e ponto de pedido, bem como a sugestão de reposição de itens baseados na análise automática da demanda.

Outro ponto chave é cumprir os prazos de entrega de produtos. Esse é um dos principais fatores que garantirão a satisfação dos clientes de sua distribuidora e atacadista. O sistema de gestão permite gerar informações exatas e confiáveis sobre o estoque dos bens disponíveis, acompanhar e manusear os materiais, desde a sua compra até a entrega ao cliente. Com um inventário eficiente, sua empresa reduz custos operacionais e garante melhor experiência de compra.

O histórico de relacionamento com seu cliente também assume uma vantagem competitiva. O ERP possibilita a obtenção de informações, desde o pedido de vendas, até títulos baixados ou em aberto, ordens de produção, contatos, etc. Isso garante maior customização dos serviços prestados, e ajuda nas ações de marketing para aumentar suas vendas.

Agora que você já conhece as vantagens de um sistema ERP para sua empresa atacadista e distribuidora, leia também o artigo Sistema ERP na nuvem ou ERP local – o que é melhor?

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